Datenschutzordnung des TTC Pingsdorf-Badorf 1948/49 e. V.
Präambel
Der TTC Pingsdorf-Badorf 1948/49 e. V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
1 Allgemeines
- Personenbezogene Daten sind Daten oder Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten natürlichen Person, die die Identität offenlegen oder offenlegen könnten. Wir halten uns an den Grundsatz der Datenvermeidung. Das heißt, es wird so weit wie möglich auf die Erhebung von personenbezogenen Daten verzichtet. Informationen, bei denen wir keinen Bezug zu einer Person herstellen können, sind keine personenbezogenen Daten.
- Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
- Personenbezogene Daten dienen ausschließlich der vertraglichen Begründung, inhaltlicher Ausgestaltung, Durchführung oder Abwicklung des Vertragsverhältnisses (Art. 6 I b DSGVO). Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit wir hierzu Ihre Einwilligung erhalten haben (Art. 6 I a DSGVO). Sie werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Lediglich zur Vertragserfüllung werden Daten z. B. zur Abwicklung von Zahlungen an das mit der Zahlung beauftragte Kreditinstitut und ggf. den Beauftragten und gewählten Zahlungsdienstleister weitergegeben. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich innerhalb der EU.
2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
- Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen (u. a. Mitglieder, TeilnehmerInnen am Sport- und Kursbetrieb, MitarbeiterInnen). Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
- Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
- Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
- Der Verein speichert personenbezogenen Daten nach der Beendigung des Zwecks, für welchen die Daten erhoben wurden, nur solange, wie dies auf Grund der gesetzlichen (insbesondere steuerrechtlichen) Vorschriften erforderlich ist.
3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
- Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
- Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Spielernamen, Alter oder Geburtsjahrgang.
- Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
- Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Geschäftsführer zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Geschäftsführer stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
- Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
- Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
- Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
6 Kommunikation per E-Mail
- Werden dem Verein E-Mail-Adressen von Mitgliedern bekannt geben, kommuniziert der Verein vorwiegend über E-Mail. Die Adressen werden ausschließlich für die Vereinskommunikation verwendet und nicht an Dritte weitergeben. Werden je nach Einstellung des E-Mail-Programms personenbezogene Daten an uns übermittelt, werden diese vertraulich behandelt. Eine Verschlüsselung der übertragenen Informationen innerhalb des Informationsaustausches erfolgt nicht.
- Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
8 Datenschutzbeauftragter
Derzeit ist kein Datenschutzbeauftragter benannt, da dies nach den derzeitigen gesetzlichen Vorgaben für unseren Verein nicht erforderlich ist.
Ab dem Zeitpunkt, in dem im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.
9 Internetauftritt
- Der Verein unterhält einen zentralen Internet-Auftritt für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung des Auftritts im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit (Pressewart). Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den Geschäftsführer, und den Administrator vorgenommen werden.
- Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
- Bei dem Besuch unserer Webseiten werden allgemeine technische Daten erhoben.
Diese bestehen aus:
- IP-Adresse des Nutzers (durch die Ihr Computer ggf. identifiziert werden kann)
- Remote Host (Name und IP-Adresse des Rechners, der die Seite anfordert)
- Uhrzeit und Dauer des Besuchs, die übertragene Datenmenge sowie die Internetseite, von der der Nutzer auf die angeforderte Seite gekommen ist (sog. „Referrer“)
- Produkt- und Versionsinformationen des verwendeten Browsers (sog. „User Agent“)
Diese Daten werden technisch bedingt in einem Logfile registriert und können zum Zwecke der Satistikauswertung dieser Webseite benutzt und gespeichert werden. Eine Verknüpfung dieser Nutzungsdaten mit Ihren weiteren personenenbezogenen Daten findet nicht statt.
- Sämtliche Daten auf unserer Website werden durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Verarbeitung und Veränderung gesichert.
- Zur Nutzung des Internetauftritts können wir sog. Cookies oder serverseitige Sessions einsetzen, in denen Daten gespeichert werden. Cookies sind kleine Textdateien und dienen dazu, die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer unserer Website zu ermitteln sowie den Besuch unserer Website für Sie komfortabler zu gestalten. Eine Nutzung unserer Website ist auch ohne Cookies möglich. Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sollten Sie die Speicherung unserer Cookies auf Ihrem Computer nicht wünschen, deaktivieren Sie bitte die Speicherung von Cookies in Ihrem Browser für unsere Website oder stellen Sie Ihren Browser so ein, dass Cookies generell nicht auf Ihrem Rechner abgelegt werden. Einige der verwendeten Cookies werden nach dem Ende der Browser-Sitzung wieder gelöscht. Dabei handelt es sich um sogenannte Sitzungs-Cookies. Andere Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät und ermöglichen die Wiedererkennung des Browsers bei einem späteren Besuch unserer Website (dauerhafte Cookies). Wir stellen sicher, dass keine personenbezogenen Daten aus Sessions oder durch Cookies übernommen werden und Cookies nur eingesetzt werden, sofern dies für die Website erforderlich ist. Somit ergibt die Abwägung, dass keine überwiegenden Interessen Ihrerseits entgegenstehen (Art. 6 I f DSGVO).
- Wird über das Kontaktformular unserer Webseite eine Anfrage gestellt, werden die Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Einwilligung des Anfragenden weiter. Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) des Anfragenden. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt. Die im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis wir zur Löschung aufgefordert werden, die Einwilligung zur Speicherung widerrufen wird oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.
- Die Webseite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Die verschlüsselte Verbindung erkennet man daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in der Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.
- Unsere Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst von Google, betrieben von der Google Inc.,1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA („Google“) und erhebt und speichert über diesen Webanalysedienst Daten, aus denen unter Verwendung von Pseudonymen Nutzungsprofile erstellt werden. Die so erstellten Nutzungsprofile dienen der Auswertung des Besucherverhaltens um das auf dieser Website dargestellte Angebot bedarfsgerecht zu gestalten und zu verbessern.
Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, kleine Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch „Cookies“ erzeugte Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Webseite, wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen.
Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Auch die unter einem Pseudonym geführten Nutzungsprofile werden ohne ausdrückliche und gesondert erklärte Einwilligung des Nutzers nicht mit den personenbezogenen Daten über den Nutzer zusammengeführt.
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Die Datenschutzhinweise von Google können Sie auf http://www.google.de/intl/de/policies/privacy/ einsehen. Nähere Informationen zu Nutzungsbedingungen und Datenschutz finden Sie unter http://www.google.com/analytics/terms/de.html bzw. unter http://www.google.com/intl/de/analytics/privacyoverview.html. Wir weisen Sie darauf hin, dass auf dieser Webseite Google Analytics um den Code „anonymizeIp“ erweitert wurde, um eine anonymisierte Erfassung von IP-Adressen (sog. IP-Masking) zu gewährleisten.
Wir geben grundsätzlich keine personenbezogenen Daten an Dritte weiter. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben können wir in Einzelfällen verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an Strafverfolgungsbehörden weiterzugeben. Dies ist z.B. der Fall, wenn der Verdacht einer Straftat oder des Missbrauchs unserer Website gegeben ist.
Die Erfassung durch Google Analytics kann unterbunden werden, indem Sie auf folgenden Link klicken. Es wird ein Opt-Out-Cookie gesetzt, der die zukünftige Erfassung Ihrer Daten beim Besuch dieser Website verhindert:
Auf unserer Website befinden sich Links (sog. Hyperlinks) zu Websites anderer Anbieter, wie zum Beispiel MyTischtennis. In diesem Fall werden Sie von unserer Website direkt auf die Website des anderen Anbieters weitergeleitet. Dies erkennen Sie am Wechsel der URL (in der Adressleiste Ihres Browsers). Über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten informieren Sie sich bitte auf der Website des entsprechenden Unternehmens. Zur Vermeidung unnötiger Datenweitergabe empfehlen wir vor der Nutzung der Links, sich bei dem entsprechenden Drittanbieter abzumelden und auszuloggen, um die mögliche Erstellung von Nutzerprofilen zu vermeiden.
Unsere Webseiten nutzen zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen.
Zu diesem Zweck muss der von Ihnen verwendete Browser Verbindung zu den Servern von Google aufnehmen. Hierdurch erlangt Google Kenntnis darüber, dass über Ihre IP-Adresse unsere Website aufgerufen wurde. Die Nutzung von Google Web Fonts erfolgt im Interesse einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.
Wenn Ihr Browser Web Fonts nicht unterstützt, wird eine Standardschrift von Ihrem Computer genutzt.
Weitere Informationen zu Google Web Fonts finden Sie unter https://developers.google.com/fonts/faq und in der Datenschutzerklärung von Google: https://www.google.com/policies/privacy/.
10 Mitgliederrechte
- Jedes Vereinsmitglied kann von uns eine Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihm verarbeiten und soweit dies der Fall ist, hat das Mitglied das Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO).
- Jedes Vereinsmitglied hat das Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung der von ihm betroffenen personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO).
- Jedes Vereinsmitglied hat das Recht auf Löschung der von ihm bezogenen Daten. Wir verpflichten uns, diese Daten unverzüglich zu löschen, insbesondere sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
- Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig.
- Das Mitglied widerruft seine Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung seiner Daten stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
- Die Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
Dieses Recht auf Löschung besteht nicht, solange die personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung unserer Rechtsansprüche erforderlich sind.
- Jedes Vereinsmitglied hat das Recht von uns die Einschränkung der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn
- die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von der betroffenen Person bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
- die Verarbeitung unrechtmäßig ist und das Mitglied die Löschung ablehnt und stattdessen die Einschränkung der Nutzung verlangt,
- wir die Daten nicht länger benötigen, das Mitglied diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt,
- das Mitglied Widerspruch gegen die Verarbeitung seiner Daten eingelegt hat, und noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber seinen Gründen überwiegen.
- 5. Jedes Vereinsmitglied hat das Recht die es betreffenden personenbezogenen Daten, die es uns bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Weiterhin hat das Mitglied das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und die Verarbeitung bei uns mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
- Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, hat das Mitglied das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
- Die Ausübung der vorstehenden Rechte ist für jedes Mitglied grundsätzlich kostenlos. Das Mitglied hat das Recht sich bei Beschwerden direkt an die für es zuständige Aufsichtsbehörde, den Landesdatenschutzbeauftragen, zu wenden.
- 11 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
- Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
- Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
- 12 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.